حسابداری از واحدهای لاینفک هرسازمانی است و بیمارستان نیز از این قاعده مستثنی نیست وظایف بخش حسابداری شامل:
- ثبت ونگهداری حساب‌های بدهکار و بستانکار
- تنظیم صورت حساب سود و زیان ماهانه بیمارستان
- نگهداری دفاتر روزانه، معین و کل به صورت روزآمد و مطابق با استانداردهای ملی
- برآوردبودجه‌ی موردنیاز بیمارستان
- برآورد و ثبت موجودی بیمارستان
- مشارکت در برنامه‌های آموزشی دانشجویان
قانون خدمات مدیریت کشوری – سیستم حقوق و دستمزد انواع کارمندان:
- رسمی: زیر نظر دولت و دارای بیمه خدمات درمانی هستند.
- پیمانی: مشابه رسمی- 5 سال قرارداد- دارای بیمه تأمین اجتماعی هستند- تابع قانون دولت.
- قراردادی: (تبصره 3 ماده 2) تمدیدقرارداد درپایان هرسال – دریافت حقوق و سنوات.
- روزمزد: پرداخت حقوق براساس قانون کار
- وظایف حاکمیتی:وظایفی که قابل واگذاری به بخش خصوصی نیست.
- شرکتی: زیاد با سازمان در ارتباط نیستند، استفاده در بخش‌های خدماتی- از دانشگاه حقوق نمی‌گیرند.
- طرحی: پس از پایان تحصیل به مدت 2سال در یک سازمان دولتی فعالیت می‌کنند.
- درکارکنان رسمی، پیمانی پرداخت توسط دولت انجام می‌گیرد و در کارکنان روزمزد و قراردادی حقوق توسط سازمان پرداخت می‌شود.
- مدیر مالی و رئیس موسسهمسئول امضا کردن پرداخت‌ها و دستمزد وحقوق هستند.
برای انجام خرید در اداره:
- ابتدا باید اعتبار مالی آن وجود داشته باشد.
- درخواست داخلی: خرید یک کالا با امضاء درخواست کننده و تأیید مسئول واحد و ارسال فرم به انبار شروع می‌شود، اگر انبار در موجودی کالای خودکالای مورد نظررا داشته باشد، کالا راتحویل می‌دهد و رسید آن را دریافت می‌کند،و در دفتر کالای انبار ثبت می‌شود. درصورتی که در انبار کالای مورد نظر وجود نداشته باشد، مسئول انبار درخواست خرید می‌کند و از مدیر مالی تامین اعتبار می‌کند سپس رئیس واحد تایید می‌کند. فرم به انبار برده می‌شود و مسئول انبار درخواست خرید را به کارپرداز می‌دهد. کارپردازی کالای مورد نظررا خریداری می‌کند و به مسئول انبار تحویل می‌هد ومسئول انبار پس از تایید کالا از نظر کمی و کیفی رسید را صادر می‌کند.
مسئول حسابداری باید مطابقت 3 فرم زیر را با هم بررسی نماید:
1-درخواست خرید 2-فاکتور 3- رسید کالا ( رسید انبار )
نکاتی که باید در تکمیل کردن فاکتور در نظر گرفته شود:
1- مطابقت فاکتور با قوانین و مقررات. 2-فاکتور به نام دانشگاه علوم پزشکی زده شده باشد. 3-مبالغ به صورت ریالی و با حروف نیز ثبت شده باشد.
- مدیر مالی یا مسئول عالی واحد، مسئول مطابقت هزینه‌ها با آیین‌نامه‌ها می‌باشند.
مواردی که در فرم پرداخت به آن پرداخته شده است شامل:
- مبلغ:مبلغ × به شخص × داده شده و شخص دریافت کننده هزینه آن را امضاء کرده وتأیید می‌کند. چک‌های بالای 50 میلیون ریال باید در وجه شماره حساب و نام فروشگاهی که از آن اجناس خریداری شده صادر شود.
- رسیدگی: مطابقت قوانین با سند حسابداری و تأیید آن
- اعتبارات: تأیید کردن درخواست با اعتبارات موجود + در پایان خرید بیان می کند مبلغ ….. بابت خرید…. از طریق اعتبارات فصل ….. پرداخت شده است.
- دفتر مالی: صدور چک
- اکثر خرید و فروش‌های دانشگاه از طریق مزایده و مناقصه انجام می‌شود.
حدنصاب معاملات:
- تامبلغ 00/490 تومانçجزئی
- بین مبلغ 000/490 تا 000/900/4 تومان ç متوسط
- از 000/000/49 تومان به بالا çعمده و به صورت مناقصه می‌باشد.
- در معاملاتی که با ادارات دولتی، وزارتخانه‌ها، موسساتی که 51% آنها دولتی می‌باشد و شرکت‌های انحصاری تولیدکنندهانجام می‌شود نیازی به مزایده و مناقصه نیست.
- تمامی پرداخت‌های دانشگاه براساس چک است به استثناء تنخواه‌گردان.
- چک‌هایی که مبلغ آنها از 000/000/50 ریال بیشتر است براساس شماره حساب است نه نام شرکت خدمت‌دهنده.
تنخواه‌گردان:
تنخواه‌گردان در اختیار کارپرداز قرار می‌گیرد، برای خرید وسایل جزئی و متوسط تا سقف 000/900/4 تومان. برای اینکه مبلغ یک رسید تحویل داده شود و مبلغ آن توسط کارپردازی پرداخت شود باید رسید آن تأیید شود. اعتبارات دانشگاه از وزارتخانه ارسال می‌شود برای ارسال آن باید بودجه و اعتبارات در وزارتخانه تصویب شود.
اقداماتانجام شده برای مزایده:
مدیر مالی و مسئول مالی قیمت‌های پیشنهادی را بررسی می‌کنندو هر فروشگاهی که قیمت بالا‌تری داده باشد قبول می‌شود.
مناقصه:
برای خرید بخشی از ملزومات بیمارستان مناقصه انجام می‌شود، و به 3شکل انجام می‌شود:
- مناقصه محدود: خریداران آن محدود هستند.
- مناقصه عمومی: همه افراد می‌توانند شرکت کنند.
- مناقصه تشریفاتی: به علت کمبود زمان به صورت تشریفاتیواگذار می‌شود مانند:سلف و تغذیه دانشجویی.
انواع مناقصه از نظرمرحله‌ای:
- تک مرحله‌ای: بیشتر یرای مناقصه‌های عمومی
- دومرحله‌ای:مثل سلف دانشجویان که هر شرکتی نمی‌تواند پیشنهاد بدهد. در مرحله‌ی اول صلاحیت شرکت‌های متقاضی بررسی می‌شود. و در صورت تایید درمرحله‌ی بعدی مناقصه شرکت می‌کنند.
کارگاه کارپردازی بیمارستان شهید صدوقی
مقدمه:
هر موسسه برای شروع کار خود نیاز به وسایلی دارد وکسی که این وسایل را در ابتدا خریداری می‌کند مسئول خرید یا کارپردازی نام دارد.
برای صرفه‌جویی در هزینه‌های بیمارستانکالاهایی خریداری می‌شوندکه کمترین هزینه و قیمت راداشته باشند، اما اگر مسئولین هر بخش از کیفیت کالا رضایت نداشته‌باشند، کالایی خریداری می‌شوند که کیفیت بهتری داشته باشد.
برای انجام خرید برای هر بخش باید مسئول بخش فرم درخواست خرید را تکمیل کند، درخواست خرید باید کامل باشد و مشخصات وسایل موردنظر به طور کامل بیان شود.
انواع درخواست:
- درخواست خرید کالای مصرفی: خیلی راحت خریداری می‌شوند و مشکلی برای خرید ندارند.
- درخواست خرید برای کالای اموالی:خرید اینگونه وسایل زیر نظر مدیر یا رئیس بیمارستان انجام می‌گیرد چون باید پلاک بخورند.
استعلام:
برای خرید کالاهای زیر 4 میلیون تومان نیازی به استعلام نمی‌باشد ولی برای خرید کالاهای بالای 4 میلیون تومانی باید حداقل از 3 فروشگاه استعلام قیمت گرفته شود و از فروشگاهی که کمترین قیمت پیشنهادی را دارد کالا خریداری شود.
مناقصه:
خرید کالاهای بالای 40 میلیون تومان با انجام مناقصه صورت می‌گیرد. برای این کار گروهی که دانشگاه تعیین کرده مانند حراست، دیوان محاسبات و … برای واگذارکردن بخشی از کاردولتی به بخش خصوصی یا خرید وسایل باید حضور داشته باشند. برای انجام مناقصه بایدحداقل2نفرشرکت کننده وجود داشتهباشد.
پس ازخریداریجنس، کالاهمراه فاکتور آن به انبارداری تحویل داده می‌شود، و مسئول انبار کالا را شمارش و مطابقت کالا را با فاکتوربررسی می‌کندو رسید دریافتبرای کالا صادر می‌نماید.
- بیشتر خریدهای انجام شده توسط کارپردازی نقدی هستند و با تنخواه انجام می‌شوند.
خرید وسایل و تجهیزات پزشکی:
خریداینگونه وسایل باید در کمیته‌ی تجهیزاتی پزشکی بررسی شود و مقدار و نوع وسایل توسط مهندس پزشکی تایید شود.
- دربیمارستان بیشترین کالای مصرفیکالاهای داروئی هستند و خرید آنها به دلیل مشکلات مالی و جلوگیری از خراب شدن داروها فقط برای2 یا 3 ماه انجام می‌شود.
مزایده:
برای فروشکالاهای بلااستفاده و اسقاطیبیمارستان هر 10 سالیکبار مزایده برگزار می‌شود و اموال سازمان به فروش می‌رسد. دانشگاه کالاها را قیمت‌گذاری و حداقل قیمت آن را تعیین می‌کند. و در هنگام مزایده از دانشگاه، حراست و دارایی نمایندگانی برای نظارت بر صحت انجام مزایده حضور می‌یابند.
تعدادکارکنانو ساعات کاری کارپردازی:
برای واحد کارپردازیطبق استانداردباید برای یک بیمارستان 400 تختخوابی حداقل 7 کارمند شاغل وجود داشته باشد ولی افراد شاغل در این واحد3 نفر می‌باشند. ساعات کاری آنها7صبح تا 2 بعدظهر می‌باشد. این کارکنان زیر نظر مستقیم مدیر بیمارستان فعالیت می‌کنند و چون در ارتباط با مالی هستند ارتباط زیادی با حسابداری دارند. کلاس‌های آموزشی ضمن خدمت ندارند و طبق گفته مسئول کارپردازی نیازی هم به آن نیست.
واحد رخشویخانه بیمارستان افشار
آموزش دهنده: عبدالحمید شمسایی
مقدمه:
این بخش مسئول تهیه، توزیع، جمع‌آوری، شستشو و تعمیر رخت و سایر اقلام مشابه در بیمارستان است. به طورکلی بیمارستان‌ها، دارای رختشویخانه‌ی ویژه خود هستند، که در کنار یا داخل بیمارستان فعالیت می‌کند. رختشویخانه به بخش بزرگی از بیمارستان ارائه خدمتمی‌کند.
نیروی انسانی:
بخش رخشویخانه بیمارستان افشار دارای 3 نفر نیروی خدماتی و یک نفر سرپرست می‌باشد که مدرک تحصیلی 3 نیروی خدماتی زیر دیپلم و بی‌سواد بوده و مدرک تحصیلی سرپرست دیپلم می‌باشد.
طبق استانداردهای بیمارستانی مدیر بخش رختشویخانه با داشتن حداقل مدرک دیپلم از دبیرستان یا آموزشکده‌های فنی و گذراندن دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت می‌تواند مشغول به کار شود.متصدی تکنیک و علامت‌گذاری البسه و ملحفه‌های تمیز و کثیف باید حداقل سواد خواندن و نوشتنرا داشته باشد و سایر افراد شاغل مانند رختشور، کارگرساده، متصدی اتوپرس و… باید همگی قبل شروع کار، دوره‌های آموزشی کوتاه مدت را بگذرانند.
سرپرست مسئولیت نظارت برواحد و پرسنل را بر عهده دارد و 3 نفر دیگر مسئول تحویل گرفتن لباس‌ها، شستشو، خشک کردن، اتوکردن، بررسی و تفکیک لباس‌ها براساس بخش‌ها هستند.
وسایل وتجهیزات:
وسایل و تجهیزات این بخش شامل5دستگاه خشک‌کن، 5 دستگاه لباس شویی، 3دستگاه آبگیری، یک اتوبخار پرس، چندترالی و یک میز بزرگ می‌باشد.
کمبودها:
- نبود یک انبار مناسب برای نگهداری وسایل و تجهیزات بخصوص موادشوینده و ضدعفونی‌کننده
- فضای کم اتوبخار
- کمبود نیروی انسانی
- معیوب بودن اتوبخار
- جریان هوا از رخشویخانه به فضای داخل بیمارستان و به طرف CSR بود.
مدیریتتجهیزات:
دستگاه‌ها باید به صورت دوره‌ای بررسی و کالیبره شوند و درصورت داشتن مشکل برای رفع آنها اقدام شود.
موقعیت و فضای فیزیکی:
واحد رختشویخانه در طبقه پایین (زیرزمین) بیمارستان و در کنار خیاط‌خانه قراردارد. و به دلیل کمبود فضای اختصاص داده شده به این واحد به طور کلی شامل یک فضای اصلی بوده ودر آن تمام وسایل مورد نیاز واحد قرارگرفته است. و تمامی عملیات اصلی انجام شده در بخش رختشویخانه در این فضا انجام می‌گیرد. دیوارهای این واحد به طور کامل تا سقف کاشی‌کاری نشده بودند و این واحد از نور کافی بهره‌مندبود و حداکثر استفاده از روشنایی طبیعیمی‌شود و از حداقل فضای اختصاص داده شده به آن حداکثر استفاده را کرده‌اند. سیستم تهویه نیز رضایت بخش و مناسب بود.
نکات ایمنی و بهداشتی:
لزوم وجود کپسول آتش‌نشانی، جعبه کمک‌های اولیه، بدلیل سر وکار داشتن پرسنل با موادشوینده و ضدعفونی‌کننده بهتر است کارکنان از ماسک و دستکش استفاده کنند. به دلیل قدیمی بودن دستگاه‌های شستشو و آبگیری باید کارکنان نکات ایمنی را در زمینه‌ی استفاده از آنها رعایت کنند تا دچار برق‌گرفتگی نشوند.
قوانین ومقررات:
- تحویل به موقع لباس‌ها به بخش‌ها
- ذخیره و نگهداری مناسب ملحفهو لباس‌ها و جلوگیری از پارگیلباستوسط ماشین‌های رختشویی و آبگیری
- تحویل لباس‌های آسیب دیده به خیاط‌خانه برای تعمیر
- جداسازی لباس‌های عفونی از غیرعفونی قبل از شست‌وشو.
ارزیابی و نظارت:
نظارت برکارکنان توسط مسئول رختشویخانه انجام می‌گیرد ولی ارزیابی کلی توسط مدیر بیمارستان و دانشگاه صورت می‌گیرد.
روابط درون بخشی و برون بخشی واحد:
این بخش بدلیل ماهیتی که دارد با واحدهایCSR، اتاق عمل، زنان وزایمان و بخش‌های درمانی و بالینی برای گرفتن لباس‌های کثیف و تحویل لباس‌های تمیزارتباط دارد.
و همچنین با واحدهای زیر ارتباط دارد:
واحد خیاط‌خانه: برای تعمیر البسه معیوب
واحد کارپردازی و امور مالی: برای درخواست پارچه و البسه
مدیریت:برای ارزیابی واحد
انبار بیمارستان: برای تهیه مواد شوینده و وسایل موردنیاز
و روابط برون بخشی این واحد با دانشگاهمی‌باشد.